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Finanzbuchhaltung - Definition und Aufgaben

Wolff von Rechenberg
Die Finanzbuchhaltung zählt zum betrieblichen Rechnungswesen. Sie stellt eine systematische Erfassung, Aufzeichnung und Auswertung aller finanziellen Vorgänge eines Unternehmens dar. In diesem Fachbeitrag werden wir die Definition der Finanzbuchhaltung sowie ihre Hauptaufgaben genauer beleuchten.
Das Wichtigste in Kürze:
  • Die Finanzbuchhaltung ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens, der die finanziellen Vorgänge eines Unternehmens systematisch erfasst und dokumentiert. 
  • Ihre Hauptaufgaben umfassen die Erfassung von Geschäftsvorfällen, die Kontenführung, die Erstellung von Buchungsbelegen, die Erstellung von Jahresabschlüssen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. 
  • Durch eine sorgfältige Finanzbuchhaltung erhalten Unternehmen wichtige Informationen über ihre finanzielle Situation, die für eine effektive Unternehmenssteuerung und externe Prüfungen unerlässlich sind.


Definition der Finanzbuchhaltung:

Die Finanzbuchhaltung, auch als externes Rechnungswesen bezeichnet, umfasst alle Verfahren und Methoden zur systematischen Erfassung und Dokumentation der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Ihr Hauptziel besteht darin, Informationen über die finanzielle Lage und Entwicklung des Unternehmens zu liefern, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Fast alle Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine Finanzbuchhaltung zu führen (Bilanzpflicht). Die Finanzbuchhaltung folgt bestimmten gesetzlichen Vorschriften und Rechnungslegungsstandards, wie beispielsweise dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder den International Financial Reporting Standards (IFRS).

Aufgaben der Finanzbuchhaltung:

  1. Erfassung von Geschäftsvorfällen: Die Finanzbuchhaltung erfasst alle geschäftlichen Vorgänge eines Unternehmens, wie den Kauf oder Verkauf von Waren, den Abschluss von Verträgen, Gehaltszahlungen und andere finanzielle Transaktionen. Dabei werden die relevanten Daten wie Beträge, Konten und Zeitpunkte dokumentiert.
  2. Kontenführung: Die Finanzbuchhaltung führt ein System von Konten, um die finanziellen Transaktionen nachvollziehbar zu machen. Als Standard hat sich der Großhandelskontenrahmen (GKR) in seinen Varianten etabliert. Er ist in vielen Softwarelösungen zur Buchhaltung bereits angelegt. Jeder Geschäftsvorfall wird auf das entsprechende Konto gebucht, beispielsweise auf das Konto "Kasse", "Bank", "Verbindlichkeiten" oder "Umsatzerlöse". Durch die Kontenführung entsteht eine umfassende Übersicht über die finanzielle Situation des Unternehmens.
  3. Erstellung von Buchungsbelegen: Die Finanzbuchhaltung erstellt Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Belege, um die Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Diese Belege dienen als Nachweis für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführung und sind wichtig für die Prüfung durch externe Stellen wie Steuerbehörden oder Wirtschaftsprüfer.
  4. Erstellung von Jahresabschlüssen: Die Finanzbuchhaltung erstellt am Ende eines Geschäftsjahres den Jahresabschluss. Dieser umfasst die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die Bilanz und den Anhang. Der Jahresabschluss gibt einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und dient als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen sowie für die Steuererklärung.
  5. Erfüllung gesetzlicher Vorschriften: Die Finanzbuchhaltung ist dazu verpflichtet, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Dazu gehört die korrekte Anwendung von Rechnungslegungsstandards, die Einhaltung von Steuergesetzen und die Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Behörden.
  6. Schaffung der Grundlagen für Finanzplanung: Die Finanzbuchhaltung liefert die Grundlagen für jede Art von finanzieller Unternehmensplanung, für Preiskalkulationen und Stundensatzkalkulationen, für strategisches und operatives Controlling.

Aufgabenbereiche der Finanzbuchhaltung

Großunternehmen gliedern die Finanzbuchhaltung in Unterabteilungen. Thematisch lässt sich die Finanzbuchhaltung untergliedern in die Kreditoren-, die Debitoren- sowie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Diese Buchhaltungsvarianten sind folgendermaßen umrissen:
  • Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit Lieferanten und Dienstleistern des Unternehmens. Diese nennt man Kreditoren. Jedes Unternehmen, das eine offene Forderung gegen eine andere Firma besitzt, ist dessen Kreditor. Durch zuverlässige und pünktliche Bearbeitung und Bezahlung dieser Forderungen vermeidet der Kreditorenbuchhalter teure Säumniszuschläge oder Mahngebühren.
  • Die Debitorenbuchhaltung befasst sich als Gegenstück der Kreditorenbuchhaltung mit den Forderungen die ein Unternehmen gegen seine Kunden besitzt. Debitoren sind die Kunden eines Unternehmens.
  • Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung befasst sich mit allen Pflichten, denen das Unternehmen als Arbeitgeber unterliegt. Dazu zählen die Bezahlung von Löhnen und Gehältern, die Pflege der Stammdaten und die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften.


Rechtsgrundlagen der Finanzbuchhaltung

§ 238 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) verpflichtet jeden Kaufmann zur Buchführung. Das Steuerrecht bekräftigt diese Buchführungspflicht in § 140 der Abgabenordnung (AO) erklärt. In § 241 HGB definiert der Gesetzgeber aber auch Ausnahmen von der Buchführungspflicht. Im Zusammenhang mit § 141 AO ergebn sich folgende Ausnahmeregeln.
  • Unternehmen mit bis zu 600.000 Euro Umsatz oder bis zu 60.000 Euro Gewinn im Jahr bleiben von der Buchführungspflicht verschon.
  • Dasselbe gilt für Bewirtschafter von Land- und Forstwirtschaftsflächen mit einem Wert von bis zu 25.000 Euro.

Von der Buchführungspflicht befreit sind außerdem Freiberufler. Sie müssen wie Selbständige und Unternehmer, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, lediglich eine Einnahme-Überschussrechnung abgeben.
Wichtig: Selbständige und Unternehmen, die der Bilanzpflicht unterliegen, unterliegen zugleich der Pflicht zur sogenannten doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass jede Buchung in einem Konto und einem Gegenkonto ausgeführt werden muss.


GoBD: Regeln für die Buchführung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln rechtsverbindlich die Grundsätze für die Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Das Ziel der GoBD besteht darin, die ordnungsgemäße und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen sicherzustellen und die elektronische Buchführung zu erleichtern.

Die GoBD legen bestimmte Anforderungen an die elektronische Buchführung fest, um die Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten. Zu den Kernpunkten gehören:
  • Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung: Die Buchführung muss alle Geschäftsvorfälle lückenlos und zeitnah erfassen. Dabei muss sie allen handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen.
  • Aufbewahrungspflicht: Geschäftsunterlagen müssen in elektronischer Form für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren archiviert werden.
  • Nachvollziehbarkeit: Die Buchführung muss nachvollziehbar sein, das heißt, es muss möglich sein, Buchungen und deren Zusammenhänge nachträglich nachzuvollziehen.
  • Datenzugriff: Finanzbehörden müssen Zugriff auf die elektronischen Daten erhalten, um die Buchführung zu prüfen.

Die GoBD gelten sowohl für natürliche als auch für juristische Personen und schreibt vor, dass elektronische Buchführungsunterlagen und Belege unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar sein müssen. Die Verordnung richtet sich sowohl an Unternehmen, die ihre Buchführung elektronisch führen, als auch an Unternehmen, die ihre Papierbelege digitalisieren.




letzte Änderung W.V.R. am 18.06.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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