10 Tipps für E-Mails nach Vorgaben der GoBD

Leitfaden von Bitkom und VeR zum Verarbeiten und Archivieren von E-Mails

Wolff von Rechenberg
Wie E-Mails laut GoBD zu verarbeiten und zu archivieren sind, erklärt ein Leitfaden mit 10 Merksätzen. Herausgeber sind der Verband elektronische Rechnung (VeR) und der IT-Branchenverband Bitkom.

In den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" erläutert die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 14. November 2014), welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Die GoBD regeln auch die Behandlung von E-Mails. Um Unternehmen die tägliche Arbeit zu erleichtern, haben der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) und der Verband elektronische Rechnung (VeR) die wichtigsten Regel in zehn Merksätzen zusammengefasst:


  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie die Funktion von Geschäftsbriefen erfüllen. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.
  2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren, der Ausdruck auf Papier reicht nicht.
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren. Bei einer Umwandlung (Konvertierung) in ein im Unternehmen übliches Format, dürfen Recherche und Auswertungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt werden.
  4. E-Mails, die lediglich als Transportmittel für steuerrelevanten Anhang dienen, müssen nicht gespeichert werden. Es reicht die Archivierung der angehängten Datei.
  5. E-Mails sind zu indexieren, damit ein Prüfer sie Geschäftsvorfällen oder Buchungen eindeutig zuordnen kann. Ohne zusätzliche Maßnahmen stelle eine typische E-Mail-Umgebung nur eine begrenzte Ordnung dar, warnt der Leitfaden.
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren. Dabei reiche die Ablage von Anhängen in einem Dateiordner oder von E-Mails in einem Mailsystem nicht aus, warnt der Leitfaden – zumindest nicht ohne zusätzliche Maßnahmen. Bitkom und VeR raten zum Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: So muss die Volltextrecherchierbarkeit erhalten bleiben. Auch für Anhänge gilt: Die Möglichkeiten zur Auswertung dürfen durch die Umwandlung nicht eingeschränkt werden. Außerdem müssen auch im umgewandelten Format, eventuell steuerrelevante Eigenschaften oder Attribute erhalten bleiben.
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren. Diese Verfahrensdokumentation muss ein sachverständiger Dritter verstehen können. Sie muss fortgeführt und alle Versionen müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden.
  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff durch den Steuerprüfer. Unternehmen sollten steuerrelevante E-Mails getrennt von anderen E-Mails aufbewahren.
  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig. Der Empfänger kann sie für den Vorsteuerabzug verwenden.
Das Dokument steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.




Quelle: Bitkom, VeR
letzte Änderung W.V.R. am 23.01.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  © panthermedia.net / Wavebreakmedia ltd.


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge
Webtipps

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>
Anzeige

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft wahlweise für nur 119,- EUR für ein Jahr, 199,- für 2 Jahre oder 399,- für 5 Jahre Laufzeit! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Kein Abonnement! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Jobletter und Newsletter!

Mit dem monatlich erscheinenden Newsletter werden Sie über neue Fachbeiträge, News und Excel-Tools informiert! zur Anmeldung >>

Der 14-tägige Jobletter informiert Sie automatisch über neue Stellenangebote und Arbeitsmarkt-News! zur Anmeldung >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige
Excel-Vorlagen für Controlling und Rechnungswesen

Stellenanzeigen

Office Manager & Personal Assistant (w/m/d)
Die WHU – Otto Beisheim School of Management ist die renommierteste private Hochschule in Deutschland und genießt auch international hohes Ansehen. Unsere Standorte in Vallendar und Düsseldorf bieten ein spannendes und sehr internationales Arbeitsumfeld. Die Kultur an der WHU ist geprägt von unte... Mehr Infos >>

Finanzbuchhalter (m/w/d)
Als Teammitglied in unserer Finanzbuchhaltung bearbeitest du qualifiziert alle finanzbuchhalterischen Vorgänge einschließlich der kostenrelevanten Zusatzkontierungen, Kontokorrentvorgänge aus dem Bereich Vermögensmanagement, die zahlungsverkehrsbedingten Vorgänge aus dem Bereich der Verwaltung un... Mehr Infos >>

(Senior) Referent* Konzernrechnungslegung und Bilanzierung
DO WHAT YOU LOVE – als eines der größten internationalen Modeunternehmen, mit mehr als 1.200 Filialen weltweit, kreieren wir Mode für Erlebnismomente. NEW YORKER ist nicht nur ein Arbeitgeber, sondern auch ein Netzwerk aus motivierten und vielfältigen Teams, welches weitere echte Persönlichkeiten... Mehr Infos >>

Teamleitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Sie sind ein versierter Zahlenexperte mit Führungstalent und suchen eine Aufgabe, in der Ihr Können wirklich geschätzt wird? Das bieten wir Ihnen: Polstermöbel Fischer zählt mit rund 250 Mitarbeitenden zu den großen Polstermöbel-Filialunternehmen in Deutschland mit dem Ziel die Nr. 1 zu sein! Wir... Mehr Infos >>

Steuerfachangestellter / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Die SVG Straßen­verkehrs­genossen­schaft Berlin und Brandenburg eG ist eine von derzeit 15 Straßenverkehrs­genossen­schaften im gesamten Bundesgebiet. Als rechtlich und wirtschaftlich selbständige Genossenschaft sind wir ein Mitgesellschafter der SVG Zentrale in Frankfurt am Main. Sie bündelt und... Mehr Infos >>

Fachkraft für Finanz­buchhaltung (m/w/d)
Als renommiertes Forschungs­institut mit internationalem Umfeld leistet das Max‑Planck-Institut für Chemie einen wichtigen Beitrag zur Wissenschaft. Um unser Team in der Finanzbuchhaltung zu verstärken, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Fachkraft für Finanz­buchhaltung (m/w/d) Mehr Infos >>

Controller (w/m/d) Supply Chain Finance
Techtronic Industries ist weltweit führend in der Herstellung und im Vertrieb von hochwertigen Elektrowerkzeugen für den DIY-Markt und den Profieinsatz sowie von Gartengeräten. Ein strategischer Fokus auf leistungsstarke Marken, innovative Produkte und außergewöhnliche Menschen bestimmt unseren E... Mehr Infos >>

Leitung Abteilung Finanzwesen (m/w/d)
Die Diakonische Arbeitsgemeinschaft Sozialpädagogischer Initiativen DASI Berlin gGmbH ist ein gemeinnütziger Träger der freien Wohlfahrt. Wir unterstützen, begleiten, betreuen und fördern Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien mit und ohne Beeinträchtigung ambulant, teilstationär und ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-2.jpg       
Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht: Tipps zur Umsetzung!
Ab 1.1.25 gelten zahlreiche gesetzliche Neuregelungen zur Umsetzung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Bei der Umsetzung gibt es aber häufig noch viele Detail- und Praxisfragen. Im Webinar der Haufe Akademie erhalten Sie einen Überblick über alle wesentlichen Neuerungen und Anwendungshinweise zur neuen E-Rechnungspflicht.  Mehr Infos >>

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Software-Tipp

box_E-Rechnungsgenerator_250px.png
Der „E-Rechnungsgenerator“ ist eine einfache Excel-Lösung, mit der sich (GoBD-konform) E-Rechnungen (im ZUGFeRD-Format) erstellen und auch direkt versenden lassen. Preis: 178,50 EUR  Jetzt hier downloaden >>

Software-Tipps

Fibunet_logo_290px.jpg
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>


Logo-hmd.png
Vom Kassenbuch bis zum Bilanzbericht und Controlling: in hmd.rewe steckt alles drin, was Sie für Ihren Kanzlei- oder Unternehmensalltag benötigen. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Bilanzbericht, Wirtschaftsberatung, E-Bilanz und vieles mehr erhalten Sie von uns in einer komplett durchgängigen und logisch ineinander verzahnten Software zum Rechnungswesen. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

03_Liquiditaetstool.png
Dieses Excel-Tools bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig.
Mehr Informationen >>

Excel-Finanzplan-Tool PRO für Kapitalgesellschaften

Dieses Excel-Tool ist ein umfangreiches - auch von Nicht-Betriebswirten schnell nutzbares - integriertes Planungstool, welches den Nutzer Schritt-für-Schritt durch alle Einzelplanungen (Absatz- und Umsatz-, Kosten-, Personal-, Investitionsplanung etc.) führt und daraus automatisch Plan-Liquidität (Cashflow), Plan-Bilanz und Plan-GuV-Übersichten für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren erstellt.
Mehr Informationen >>

Vorlage - Formular für Investitionsplanung, Investitionsantrag

PantherMedia_Prakasit-Khuansuwan_400x299.jpg
Dieses Excel-Tool bietet Ihnen Muster-Formulare für die Steuerung von Investitionen/ Anlagenbeschaffungen in einem Unternehmen. Es sind es sind Vorlagen zu Investitionsplanung und Investitionsantrag enthalten.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Ditz_Nachhaltigkeit_ChatGPT.jpg

eBook: Nachhaltigkeit mit ChatGPT

Nachhaltigkeit und KI sind keine Gegensätze, sondern verstärken sich gegenseitig. Für Controller bietet das Buch eine unschätzbare Hilfestellung. Mit einem klaren Bezug zum Controlling bietet es Ihnen die Werkzeuge, um ESG- und CSRD-Anforderungen erfolgreich zu erfüllen und gleichzeitig die Potenziale von künstlicher Intelligenz (KI) wie ChatGPT auszuschöpfen.

Jetzt hier für 8,99 EUR downloaden >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>

Rückstellungen leicht verwalten

Mit der RS- Rückstellungs-Verwaltung können Sie Rückstellungen nicht nur leicht errechnen sondern auch übersichtlich verwalten.
  • Gewerbesteuerrückstellung
  • Urlaubsrückstellungen
  • Rückstellungen für Geschäftsunterlagen
  • Rückstellung für Tantiemen
  • Sonstige Rückstellungen
Automatische Zusammenfassung aller wichtigsten Eckdaten der Rückstellungen in einer Jahres-Übersicht. mehr Informationen >>

Ihre Werbung auf RWP

Werbung Controlling-Portal.jpg
Ihre Werbung hier ab 200 EUR
im Monat
 
Werben Sie zielgruppenorientiert – werben Sie auf www.Rechnungswesen-Portal.de! Nährere Informationen erhalten Sie hier >>