Wann Eigenbelege zum Einsatz kommen und warum sie vermieden werden sollten

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) gilt: „Keine Buchung ohne Beleg“. Doch manchmal fehlt ein Beleg, weil der Parkautomat keine Quittung ausgegeben hat oder weil der Bon verlorengegangen ist. Dann ermöglicht ein Eigenbeleg, dass eine Betriebsausgabe dennoch geltend gemacht werden kann. Bei der Verwendung von Eigenbelegen gibt es jedoch einiges zu beachten.

Wann ein Eigenbeleg zum Einsatz kommt

Üblicherweise erhält man für einen Kauf oder eine anderweitige Ausgabe eine Rechnung oder eine Quittung, die als Beleg für die Buchhaltung dient. Doch in folgenden geschäftlichen Situationen gibt es oft keinen Nachweis:

• Trinkgeld bei einem Geschäftsessen: Während für das Geschäftsessen ein vollständiger Bewirtungsbeleg ausgestellt wird, gibt es für das gegebene Trinkgeld häufig keinen Beleg, etwa, weil das Essen per Karte bezahlt und das Trinkgeld in bar gegeben wurde. Wenn der Bewirtungsbeleg nicht vollständig im Sinne des Einkommensteuerrechts ist, kann ein Eigenbeleg ausgestellt werden, der Ort, Datum, Teilnehmer der Bewirtung und den konkreten Anlass ergänzt.
• Ausgaben ohne Quittung: In Parkhäusern oder an Parkautomaten wird die gezahlte Summe nicht immer quittiert. Auch bei Einkäufen in kleinen Schreibwarenläden oder in Bäckereien erhält man oft keine keinen Bon, Gleiches gilt bei Käufen von privaten Verkäufern, etwa auf Flohmärkten oder auf Internetplattformen, wie eBay.
• Auch kann es sein, dass eine vorhandene Rechnung oder Quittung verlorengeht oder durch Wasser oder Sonnenlicht unleserlich wird. Ist dann der Aufwand zu groß, um eine Ersatzrechnung oder -quittung zu beschaffen, weil die Ausgabe beispielsweise während einer Geschäftsreise erfolgt ist, ist ein Eigenbeleg das Mittel der Wahl.
• Für manche innerbetriebliche Buchungen sind ebenfalls Eigenbelege notwendig, etwa für den Verlust von Rohmaterialien oder gelagerten Produkten durch Diebstahl. Dies gilt auch für andere Geschäftsvorgänge, z. B. Privatentnahmen oder -einlagen aus einer oder in eine Ladenkasse. Sinnvoll für eine nachvollziehbare Buchhaltung können Eigenbelege zudem für verschiedene interne Umbuchungen sein.

Mit Eigenbelegen nachgewiesene Ausgaben müssen betrieblich veranlasst oder beruflich bedingt sein, sonst können sie nicht von der Steuer abgesetzt werden. Ein Eigenbeleg ist kein Freifahrtschein für jegliche Art von Ausgabe. Er muss in der Höhe der Ausgabe glaubhaft und plausibel sein, sonst kann es sein, dass das Finanzamt die Anerkennung des Eigenbelegs verweigert.

Eigenbelege und die Steuer

Eigenbelege dienen dem Nachweis von Betriebsausgaben, die den Gewinn schmälern und so dazu beitragen, die Einkommen- oder Körperschaftsteuer zu verringern. Für die Umsatzsteuer haben Eigenbelege hingegen keine Bedeutung. Denn nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) setzt der Vorsteuerabzug eine Rechnung nach § 14 UStG und in besonderen Fällen nach § 14a UStG voraus. Dies ist bei einem Eigenbeleg jedoch nicht gegeben, denn er belegt nicht, dass der Empfänger des Geldes selbst Umsatzsteuer bezahlt hat. Der Vorsteuerabzug ist ein wichtiger Grund, weshalb Ersatzrechnungen möglichen Eigenbelegen vorgezogen werden sollten.

Pflichtangaben auf Eigenbelegen

Für Eigenbelege gibt es zwar keine formalen Vorgaben, doch müssen sie bestimmte Angaben enthalten, damit sie beim Finanzamt Anerkennung finden. Es sind weitgehend die Angaben, die auch auf einer Rechnung nach § 14 UStG stehen müssen:

• Belegnummer: Wie Rechnungen müssen auch Eigenbelege durchnummeriert werden.
• Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers – sofern ermittelbar
• Art der Aufwendung oder Verwendungszweck
• entstandene Kosten, eventuell Einzelpreis und Menge (Der Anteil der Umsatzsteuer am Gesamtpreis muss nicht ausgewiesen werden, da ein Vorsteuerabzug ohnehin nicht möglich ist.)
• Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs (z. B. „nicht belegtes Trinkgeld“, „Quittungsverlust“, „Diebstahl“)
• Datum der Aufwendung; wenn der Eigenbeleg an einem anderen Tag ausgestellt wurde, ist außerdem das Ausstellungsdatum zu verzeichnen.
• eigenständige Unterschrift

Damit man keine dieser Angaben vergisst, ist es sinnvoll, bei geschäftlichen Tätigkeiten immer eine Vorlage für einen Eigenbeleg dabei zu haben. Solche Vorlagen werden vielfach kostenlos angeboten und können leicht über eine Internetsuche gefunden werden. Auch bieten viele Buchhaltungsprogramme Vorlagen für Eigenbelege an.

Untermauerung von Eigenbelegen

Als Nachweise für kleinere Betriebsausgaben erkennen Finanzbehörden in der Regel Eigenbelege an, sofern sie alle notwendigen Angaben enthalten. Dennoch sollte der Eigenbeleg nicht zu häufig verwendet werden, weil sonst Zweifel an der Seriosität der Buchhaltung aufkommen können. Denn wo kein Fremdbeleg vorhanden ist, könnten Ausgaben auch leicht erfunden werden, um die Einkommensteuer zu senken.

Es gibt keine gesetzliche Höchstgrenze für Ausgaben, die mit Eigenbelegen nachgewiesen werden. Allgemein gilt aber alles unterhalb des Maximalbetrags einer Kleinbetragsrechnung, 250 € brutto, als unproblematisch – sofern die Summe plausibel ist. Anderenfalls drohen bei Betriebsprüfungen Diskussionen mit den Finanzbeamten, die Aberkennung von Eigenbelegen und damit eine höhere Einkommen- oder Körperschaftsteuer. Im schlimmsten Fall können aus Sicht der Finanzbehörden unrechtmäßige Eigenbelege als Steuerhinterziehung gewertet werden.

Daher ist es sinnvoll, Eigenbelege durch verschiedene Dokumentationen zu untermauern. Im Zeitalter des Smartphones ist dies problemlos möglich. Im Fall der quittungslosen Parkgebühren kann beispielsweise die Tarifübersicht am Park- oder Kassenautomaten fotografiert werden. Bei Büroartikeln oder anderen Produkten können Listenpreise online recherchiert und durch Screenshot dokumentiert werden.

Screenshots sind auch sinnvoll bei Selbstabholungen bei Privatpersonen, die in der Regel keine Rechnung oder Quittung ausstellen. Das Angebot und die Preisverhandlung auf einer Internetplattform kann per Screenshot festgehalten werden. Vom Abholvorgang selbst können Fotos gemacht werden. Bei Barzahlungen erhöht es die Plausibilität, wenn der Unternehmer am Wohnort des Anbieters Geld am Automaten abhebt.

Leichter gestaltet sich die Untermauerung eines Eigenbelegs, wenn per PayPal, Bank- oder Kreditkarte bezahlt wird. Dann liefern Kontoauszüge wichtige Daten. Als Eigenbelege taugen diese Auszüge jedoch nicht, weil sie nicht alle der oben genannten Angaben enthalten.

Tipps zur Vermeidung von Eigenbelegen

Sollte ein Unternehmer ein Gerät für einige tausend Euro gekauft haben, die Rechnung verloren haben und die Ausstellung einer Ersatzrechnung nicht oder nur mit großem Aufwand möglich sein, dann ist ein Eigenbeleg besser als nichts. Denn mit ihm kann eine Betriebsausgabe nachgewiesen und so zumindest die Einkommensteuer gesenkt werden. Allerdings kann in diesem Fall die Vorsteuer nicht gezogen werden und es droht eine Nichtanerkennung durch das Finanzamt.

Dies sind gute Gründe, um Eigenbelege möglichst zu vermeiden. Folgende Maßnahmen können dazu empfohlen werden:

• Mobile Apps von Buchhaltungssystemen bieten mittlerweile die Möglichkeit, Belege sofort zu digitalisieren und ins System hochzuladen. Das reduziert die Gefahr, dass ein Beleg verlorengeht, z. B. während einer Dienstreise. Wer eine solche App nicht nutzt, kann jede Quittung oder Rechnung mit dem Smartphone fotografieren.
• Bei Einkäufen im Internet besteht teilweise die Option, einen Beleg anzufordern. Diese Möglichkeit sollte immer genutzt werden.
• Wer regelmäßig in denselben Städten unterwegs ist, sollte Park-Apps nutzen, sofern sie angeboten werden. Üblicherweise können mit deren Hilfe Quittungen online erstellt werden.

letzte Änderung S.P. am 19.11.2024 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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