Perfektes Paar: Continuous Accounting und Audit

Audits in Unternehmen sollten ein ganz normaler und problemloser Vorgang sein. Sie haben die Aufgabe, die Ergebnisse auf Korrektheit zu prüfen, was schlussendlich nicht nur für Aufsichtsbehörden von Belang ist. Auch Investoren, um nur ein Bespiel zu nennen, haben ein großes Interesse an korrekten Finanzergebnissen. In vielen Unternehmen ist der Auditprozess aber mit einem hohen Maß an Stress verbunden, weil Zahlen, Buchungen und Journale aus unterschiedlichen Quellen stammen und manuell aufbereitet werden müssen. Zudem werden die Daten oft nicht in standardisierter Weise vom Finanzteam an den Prüfer übergeben. Mit Continuous Accounting jedoch, lässt sich ein Großteil der aufwändigen Arbeiten auf ein Minimum reduzieren. Das Ergebnis ist ein geringeres Fehlerrisiko, valide Finanzergebnisse und vor allem schnellere und problemlosere Auditprozesse.

Unternehmen, die ihre Finanzabschlussprozesse noch weitgehend manuell erledigen, kennen die grundlegenden Schwierigkeiten und Ineffizienzen, die letztlich zu komplizierten Finanzabschlüssen und Audits führen können, nur zu gut. Eine Studie von BlackLine legt offen, dass 69 Prozent der globalen Führungskräfte und Finanzexperten in Tätigkeiten von Mitarbeitern den Flaschenhals sehen. 55 Prozent befürchten fehlerhafte Angaben im Finanzbericht. Warum ist das so? Der Hauptgrund dafür ist, dass die Mitarbeiter in Finanzabteilungen mit manueller und damit ineffizienter Arbeit geradezu überschüttet werden – inklusive der Fehlerrisiken und des enormen Zeitaufwands, die damit einhergehen.

Investoren sind nicht weniger kritisch als Auditoren

Die Ergebnisse aus Audits und Quartals- beziehungsweise Jahresabschlüssen sind zudem wesentliche Indikatoren für das Verhalten von Investoren. Diese äußern sich in der Studie von BlackLine sehr skeptisch: Nur 17 Prozent vertrauen darauf, dass die Finanzteams alle Fehler identifizieren und ein valides Reporting vorlegen. Als Fehlerquellen nennen sie menschliches Versagen (41 Prozent), verschiedene Datenquellen (40 Prozent), einen Mangel an automatisierten Kontrollen (28 Prozent) und schwerfällige Technologien (28 Prozent). Rund die Hälfte der Investoren (58 Prozent global, knapp 46 Prozent in Deutschland) sorgen sich über unzureichende Transparenz. In der dynamischen Wirtschaft von heute sind Finanzdaten in Echtzeit ein Muss. Das gilt insbesondere in angespannten Lagen wie während der COVID-19-Krise: Genau dann wären verlässliche Prognosen so wichtig, doch sind sie eben genau dann auch besonders schwer zu erstellen.

Digitalisierung zuende gedacht

Was liegt also näher, als möglichst viele Prozesse im Finanzabschluss zu automatisieren, um das Risiko von Fehlern maßgeblich zu reduzieren und um den Prozess der Audits und der Quartals- und Jahresabschlüsse wesentlich zu beschleunigen? Nichts liegt näher, denn es existiert die geeignete Technologie, um genau dies zu erreichen.

Zwar haben nahezu alle Unternehmen in den vergangenen Jahren in die Digitalisierung ihres Finanzwesens investiert – teilweise massiv und in der Regel mit großem Erfolg. Viele Entscheider wähnen ihre Organisation bereits im vieldiskutierten „Finanzwesen von morgen“, weil sie Shared Service Centers eingerichtet und Initiativen für Robotic Process Automation (RPA) und Artificial Intelligenz (AI) angestoßen haben. Diese Schritte sind definitiv richtig, damit ist aber noch nicht das Ziel erreicht, der entscheidende Schritt zur radikalen Vereinfachung steht noch aus. Denn trotz der angestoßenen Digitalisierung existieren nach wie vor – in einigen Fällen sogar vermehrt – manuelle Tätigkeiten, Brüche in der Informationsverarbeitung durch inkompatible Systeme, ein hoher Grad an repetitiven Aufgaben oder fragmentierte Prozesse. In vielen Unternehmen steht der entscheidende Schritt innerhalb der Digitalisierung, auch beim Finanzabschluss massiv auf die Automatisierung zu setzen, noch aus. 

Einfache Terminsache durch Continuous Accounting

Es hilft nichts, zum Zeitpunkt X muss der Jahresfinanzabschluss fertig sein und es müssen alle Informationen für Audits zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass Hauptbuchkonten spezifiziert, analysiert und mit der relevanten Dokumentation versehen sein müssen. In den meisten Fällen regelt ein Prüfer in einer Prepared by Client (PBC) List, wie er die Spezifikationen, zusätzlichen Prüfungen und Dokumentationen einsehen möchte. Bringt die Prüfung unerwartete Ergebnisse oder für den Fall, dass nicht alles so geliefert wurde wie erwartet, muss der gesamte Ansatz geändert werden, was erneut Zeit und Ressourcen kostet. Continuous Accounting mit integrierter Automatisierung kann genau dies verhindern.

Die direkte Einbindung dieses Prozesses in eine einheitliche Plattform standardisiert die Finanzabschluss- und Prüfungsprozesse. Damit ist keine Vorbereitungszeit mehr nötig und man kann in der Kombination mit innovativer Automatisierung direkt mit den Spezifikationen und Analysen beginnen. Bei diesem weitgehend automatisierten Prozess existieren keine fixen periodischen Abschlüsse mehr, sondern Ad-hoc-Abschlüsse. Automatisierungslösungen, Kontrollmechanismen und diverse Aufgaben wie Abstimmungen werden in den normalen Tagesablauf eingebettet. Dazu gehört auch das Prinzip Management by Exception: Die Finanzexperten konzentrieren sich nur noch auf Ausnahmefälle, beispielsweise Bücher mit hochriskanten Inhalten.

Das Ergebnis: Alle Kontrollen und Kontenabstimmungen sind erledigt, alle Risiken identifiziert. Datenverarbeitung in Echtzeit und fortschrittliche Analysen sorgen für einfache und schnelle Audits sowie für präzise Bilanzen. 

Besondere Umstände meistern

Mit einem enormen Aufwand an Zeit, Geld und Nerven, versuchten Unternehmen in der Vergangenheit ihre Abschlüsse im Griff zu haben und für Audits vorzubereiten. Dies war ohne Continuous Accounting und Automatisierung unter normalen Umständen schon höchst ineffizient und riskant. Gartner beispielsweise bestätigt im März 2020, dass 37 Prozent der Finanzfachkräfte nach wie vor auf Tools wie Excel zurückgreifen. 34 Prozent haben keine komplette Übersicht oder Reportings und 27 Prozent kämpfen mit einer mangelnden Zentralisierung der Daten, was Audits erschwert und Kosten in die Höhe treibt.

Und als ob diese Herausforderung noch nicht genug ist, kam das Problem-Jahr 2020. Mit den pandemiebedingten Umstellungen und einer teils radikalen Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice waren und sind viele Finanzabteilungen hoffnungslos überfordert. Doch Audits nehmen auf derartige Umstände keine Rücksicht. Unternehmen, die den entscheidenden Schritt der Digitalisierung mit Continuous Accounting und Automatisierung bereits gegangen sind, haben jetzt einen entscheidenden Vorteil. Das ewige Hin und Her zwischen unterschiedliche Datenquellen und das manuelle Abgleichen via Excel gehört hier schon lange der Vergangenheit an. Damit ist auch das Homeoffice kein Problem, denn alle Daten stehen an einer zentralen Stelle, perfekt in Standard-Templates erfasst, analysiert und dokumentiert sowie in Echtzeit zur Verfügung – sowohl für Zwischenberichte, für offizielle Abschlüsse und vor allem auch für Audits. Und weil man auf diesem Weg auch dem Auditor den Zugang zu den relevanten Ergebnissen gewähren kann, kann dieser von jedem beliebigen Büro oder Homeoffice seine Audits schnell und effizient durchführen.

Daraus folgt, Audits werden durch die Digitalisierung des Finanzabschlussprozesses dann effizienter, schneller und zuverlässiger, wenn der eine entscheidende Schritt in der Automatisierung gegangen wird: Continuous Accounting.

letzte Änderung E.R. am 17.02.2023 Autor(en):  Robert Kathmann, VP Digital Transformation BlackLine