Offene Posten Liste - Wie funktioniert eine offene Posten Liste?

Als offene Posten (OP) werden noch nicht ausgeglichene Buchungen auf einem Konto bezeichnet. Es gibt debitorische (Kundenforderungen) und kreditorische (Lieferantenverbindlichkeiten) offene Posten. Nicht ausgeglichene Buchungen entstehen z.B., wenn ein Unternehmen einem anderen eine Rechnung mit Zahlungsziel stellt. Solange die Rechnung nicht bezahlt wird bleibt der Rechnung stellenden Firma eine Forderung, dem anderen Betrieb eine Verbindlichkeit in gleicher Höhe. Die Positionen stellen dann offene Posten für die jeweiligen Betriebe dar. Mit Bezahlung und Geldeingang werden Forderung und Verbindlichkeit ausgebucht. Die offenen Posten sind ausgeglichen, also nicht mehr offen. Da es in jedem Unternehmen eine Vielzahl offener Posten gibt, werden diese in einer offenen Posten Liste (OPL, OP-Liste bzw. OPOS-Liste) geführt, um den Überblick behalten zu können. 

Wie funktioniert eine offene Posten Liste?

Die OPL wird von der Buchhaltung geführt. Sie zeigt, wie viele offene Posten es aktuell gibt und wie hoch das Volumen, also der Geldwert, ist. Jeder Vorgang, egal ob kreditorisch oder debitorisch, führt bei den beteiligten Unternehmen zu einem offenen Posten, wenn mit Zahlungszielen gearbeitet wird. Beim verkaufenden Betrieb, der eine Rechnung stellt, entsteht ein debitorischer offener Posten. Beim Empfänger ein kreditorischer offener Posten. Die offenen Posten bleiben solange bestehen, bis es eine Zahlung gibt und der Ausgleich erfolgt ist. Alle offenen Posten debitorisch und kreditorisch, werden unter dem Begriff „OP-Saldo“ zusammengefasst. 
Für die Umsetzung gibt es zwei grundlegende Möglichkeiten: Eine offene Posten Verwaltung oder eine offene Posten Buchführung.

Offene-Posten-Verwaltung
Beim Ausstellen einer Rechnung wird eine Kopie in einen Wiedervorlageordner mit Fächern für jeden Tag gelegt. So kann taggenau festgestellt werden, welche Rechnungen fällig sind. Sobald eine Zahlung eingeht, wird das auf der Rechnungskopie vermerkt und diese in den Monatsordner verschoben. Die verbleibenden Rechnungskopien in der Wiedervorlagemappe sind überfällig und die Kunden müssen gemahnt werden. Bei der offene Posten Verwaltung tauchen in der Buchführung keine Buchungssätze zur OP-Verwaltung auf. Die Zahlungen werden direkt auf Erfolgskonten gebucht, ohne den „Umweg“ über die Debitoren- und Kreditorenkonten. Diese Vorgehensweise ist vor allem für kleinere Unternehmen in der Regel ausreichend.

Offene-Posten-Buchhaltung
Eine Offene-Posten-Liste wird bei größeren Mengen offener Rechnungen erstellt. Aus- und eingehende Rechnungen werden auf den entsprechenden Debitoren- und Kreditorenkonten erfasst. Sobald die jeweils zugehörige Zahlung ein- bzw. ausgeht, wird eine Gegenbuchung für die Konten erfasst. Die Offene-Posten-Liste ergibt sich dann aus den noch nicht ausgeglichenen Buchungen auf den Debitoren- und Kreditorenkonten. Diese Vorgehensweise wird in der Regel in größeren Unternehmen angewendet. 

Warum ist eine funktionierende Offene Posten Liste für die Liquidität wichtig?

Offene Posten haben direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens. Zahlt man seine eigenen Rechnungen an Lieferanten z.B. stets pünktlich, lässt aber zu, dass eigene Kunden verspätet zahlen, geht das vor allem zu Lasten der eigenen Liquidität. Grundsätzlich gilt: je weniger debitorische offene Posten es gibt desto besser die Liquidität. Steigt die Zahl dieser offenen Posten, und wird nichts dagegen getan, kann das zu Zahlungsengpässen und im Extremfall sogar in die Insolvenz führen. Aber auch, wenn man seine Lieferanten zu spät zahlt, können Probleme entstehen, weil man z.B. Mahnkosten zahlen muss. 

Bei welchen Aufgaben kann die OPL im betrieblichen Alltag helfen?

Jedes Unternehmen sollten die OPL daher regelmäßig überwachen und pflegen. Mängel bei der offenen Posten Liste deuten häufig auf Probleme im Forderungsmanagement und / oder dem Einkauf hin. Die OPL sollte daher genutzt werden, um bei der Erfüllung folgender Aufgaben im Betrieb zu unterstützen.

Forderungen/Debitoren

• Abgleich der Zahlungseingänge mit den ausgestellten Rechnungen
• Angemessene und rechtzeitige Reaktion bei Zahlungsverzug, z.B. Veranlassung / Vorschlag von Mahnungen sowie Berechnung von Mahnkosten
• Sicherstellung kontinuierlicher Einzahlungsströme und damit gleichzeitig Sicherung bzw. Stabilisierung der Liquidität

Verbindlichkeiten/Kreditoren

• Überwachung der Einhaltung gewährter Zahlungsziele
• Vermeidung unnötiger Kosten (Verzugszinsen, Mahnkosten) und Arbeitsaufwand (Suche nach Rechnungen und Abgleich mit sowie Bearbeitung von Mahnungen) sowie anderer negativer Folgen, etwa Umstellung der Zahlungskonditionen bei Lieferern, die bei mehrmaligem Verzug z.B. auf Vorkasse umstellen
• Nutzung von Skonto durch fristgerechte Zahlung

Wie lässt sich die OPL nutzen, um Problemen vorzubeugen?

Um den größtmöglichen Nutzen aus einer OPL ziehen zu können, sollten mindestens folgende Punkte beachtet werden:

• Regelmäßige Pflege und Abgleich mit dem Bankkonto, z.B. monatlich oder wöchentlich. Wird die Liste nicht gepflegt, gibt es schnell mehrere hundert offene Posten, von denen u.U. nicht klar ist, ob sie wirklich noch offen sind. Eine nachträgliche Korrektur ist mit erheblicher Arbeit verbunden.
• Keine Zusammenfassung mehrerer Rechnungen von Debitoren zu einer Position, da Einzelbeträge nicht mehr oder nur noch mit hohem Zeitaufwand zu identifizieren sind. Falls möglich, sollte man Kunden bitten, Zahlungsavise mit Einzelaufstellungen zu erstellen. 
• Für alle Kunden sollte es klare Zahlungskonditionen geben. Wo immer möglich, sollte es standardisierte Zahlungsziele geben, von denen nur in Ausnahmefällen abgewichen werden darf. Die Ausnahmen sollten definiert werden und zwischen Vertrieb und Buchhaltung abgesprochen werden. 
• Kunden mit Verzug werden nicht gemahnt und Positionen bleiben unnötig lang offen. Hier gilt es, ein standardisiertes Mahnwesen mit klaren Regeln für Verzug einzuführen. 
• Eine OPL kann nur fehlerfrei funktionieren, wenn die Stammdaten kontinuierlich geprüft und bei Bedarf gepflegt werden, z.B. Adressdaten, Kundennummern, Zahlungskonditionen. Nur so lassen sich Doppelbuchungen, Buchungsfehler, Rückfragen oder Stornos weit gehend vermeiden.

Müssen offene Posten Listen aufbewahrt werden?

Bei Buchführungspflicht müssen die offenen Posten zum Abschlussstichtag listenmäßig erfasst werden. Sie stellen somit Buchführungsunterlagen dar, für die grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt. Bei der offenen Posten Liste kommt es aber darauf an, ob die Buchungssätze für die Feststellung der Besteuerung wichtig sind. Wer sichergehen möchte, bewahrt die Daten sicherheitshalber für mindestens 10 Jahre auf. Alternativ kann man sich mit seinem Steuerberater besprechen und für eine andere Lösung entscheiden.

Bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine offene Posten Buchhaltung nicht vorgeschrieben und es müssen lediglich alle ein- und ausgegangenen Zahlungen erfasst werden.

Eine aktuelle und kontinuierlich gepflegte offene-Posten-Liste sollte Bestandteil des Forderungsmanagements von Unternehmen sein. Sie hilft dabei, Zahlungsverzögerungen und -ausfällen vorzubeugen und somit ein zentraler Baustein zur Vermeidung von Zahlungsproblemen.

letzte Änderung J.E. am 21.06.2023 Autor(en):  Jörgen Erichsen

Autor:in

Herr Jörgen Erichsen Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.

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