Welche Unterlagen darf ich 2022 endgültig vernichten? Vor dieser Frage stehen in diesen Tagen zahlreiche Unternehmer und Buchhalter. Die Antwort liegt in den gesetzlich geregelten
Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Doch ab wann zählt die Frist? Rechnungswesen-Portal.de hat die Antworten und eine Liste der Dokumente, die am 1. Januar 2022 vernichtet werden dürfen.
In der Buchhaltung ist der Jahreswechsel nicht nur eine Zeit der
Jahresabschlüsse, sondern auch des Großreinemachens. Viele Unterlagen und Dokumente dürfen und sollten auch vernichtet werden. Gerade in größeren Unternehmen braucht die Buchhaltung Platz, den es oft nicht zum Nulltarif gibt.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen regeln, wann welche Unterlagen vernichtet werden dürfen. So dürfen Unternehmen etwa ihre Geschäftskorrespondenz schon nach 6 Jahren dem Reißwolf überantworten. Es sei denn, die Inhalte wären steuerlich relevant. Dann gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Für alle zur Besteuerung relevanten Unterlagen gilt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.
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Ab wann zählt die Aufbewahrungsfrist?
Die
Aufbewahrungsfrist für ein Dokument beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die
letzte Eintragung darin erfolgt ist. Wenn die Buchhaltung die letzte Buchung im Jahresabschluss für das Jahr 2011 erst im Jahr 2013 vorgenommen hat, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2013, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2023. Wichtig ist einzig,
wann ein Unternehmen einen Jahresabschluss einreicht, nicht auf welches Jahr er sich bezieht. Für
Geschäftsbriefe beginnt die Aufbewahrungsfrist (6 Jahre) erst mit dem Ende des Jahres, in dem sie versandt oder eingegangen sind (E-Mails entsprechend).
Tipp: Steuerlich relevante Geschäftsbriefe müssen 10 Jahre aufgehoben werden. Um später Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Geschäftskorrespondenz zur Sicherheit ebenfalls 10 Jahre lang aufheben. Wer alles 10 Jahre lang aufbewahrt, bleibt immer auf der sicheren Seite.
Übrigens: Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch Privathaushalte dazu verpflichtet, Rechnungen und Zahlungsbelege aufzuheben, und zwar zwei Jahre lang. Das gilt insbesondere für Handwerkerrechnungen.
Für Unternehmen bedeutet dies: Ab dem 1.1.2021 können sie alle
Unterlagen für das Jahr 2011 vernichten. Vorausgesetzt, der
Steuerbescheid für das Jahr 2011 ist bereits
rechtsgültig.
Verlängerte Aufbewahrungsfristen
Die
Aufbewahrungsfrist endet nicht wie vorgesehen, wenn
- das Finanzamt bis zum 31.12.2021 schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hat,
- noch ein Rechtsstreit vor einem Gericht anhängig ist, denn damit ist der Steuerbescheid noch nicht rechtsgültig.
Wichtig: Unternehmen sollten sich an zwei Grundsätze halten:
- Im Zweifel lieber zu lange als zu kurz: Fällt es im Unternehmen schwer, steuerlich relevante Geschäftspost von der übrigen zu trennen, sollte vorsichtshalber der gesamte Schriftverkehr für 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Im Zweifel zum Steuerberater: Wer sich unsicher ist, unter welche Kategorie eine Dokumentenklasse fällt, die im Unternehmen entsteht, der sollte einen Steuerberater fragen.
Aufbewahrungsfristen für elektronische Daten (GoBD)
Die
Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente sind in den
"Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) geregelt, kurz: GoBD. Die Finanzbehörden dürfen im Rahmen einer
Außenprüfung auch den Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme des Steuerzahlers fordern (Buchhaltungsprogramme, Online-Buchhaltung etc.) oder einen Datenträger mit den digitalen Steuerunterlagen verlangen.
Auch für
digitale Daten gelten die analogen Aufbewahrungsfristen
von 10 bzw. 6 Jahren. Das brachte Unternehmen in der kurzlebigen digitalen Welt in die Lage, dass sie Datenverarbeitungssysteme für die Dauer von 10 Jahren weiter betreiben mussten, nur um dem Außenprüfer Zugriff auf die originalen Verarbeitungssysteme zu ermöglichen. Das hat der Gesetzgeber in § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Anwendungserlass zur Abgabenordnung Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO neu geregelt. Der Steuerzahler muss demnach bei einem Systemwechsel oder bei einer Datenauslagerung aus einem anderen Grund einen
Datenträger mit den exportierten Steuerdaten aufheben – und zwar für 5 Jahre.
Wichtig: Auch hier gelten die GoBD. Das Unternehmen muss also belegen können, dass keine Möglichkeit bestand, die Daten nachträglich zu ändern.
Diese Regelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 begonnen hat.
Alphabetische Liste mit Dokumenten und
Aufbewahrungspflichten 2022 zum Download >>
Quelle:
haufe.de, reisswolf.com, handwerk-magazin.de
letzte Änderung W.V.R.
am 22.11.2022
Autor(en):
Wolff von Rechenberg
Bild:
Bildagentur PantherMedia / Boris Zerwann
|
Autor:in
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