Musterlösung Aufbewahrungsfristen

Günther Wittwer

1. Grundsätze über die Aufbewahrungsfristen

Die Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, GuV-Rechnungen und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen angefallen sind.

Beispiel:

Die Eingangsrechnung vom 2. Januar 2012 muss bis zum 31. Dezember 2022 aufbewahrt werden. Es muss festgehalten werden, dass die Frist für das Verwahren von Unterlagen nicht die gleiche wie für die Vernichtung ist.

Beispiel:

Ein Geschäftsbrief aus dem Jahre 2010 ist bis zum 31. Dezember 2016 aufzubewahren. Am 1. Januar 2017 erfolgt erst die Vernichtung des Geschäftsbriefes, falls keine elektronische Archivierung vorliegt.

Bei einer elektronischen Archivierung muss für die anschließende Vernichtung der Belege ein gesetzliches ordnungsgemäßes Vorgehen angewendet werden.


2. Der Praxisfall

Aufbewahrungsfristen und -formen (siehe § 257 HGB)

Aufgabe

Ordnen Sie zu den folgenden Unterlagen die richtigen Aufbewahrungsfristen und -formen zu!

Unterlagen

a) Kopie einer Ausgangsrechnung vom 16. Dezember 2011
b) Schlussbilanz aus dem Geschäfts- / Kalenderjahr 2011
c) Gewinn- und Verlustrechnung aus dem Geschäfts -/ Kalenderjahr 2011
d) Angebot vom Lieferanten Stücker vom 16. Dezember 2011

Auswahlmöglichkeiten

Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsformen
1. Zehn Jahre Eine Wiedergabe auf Bildträgern ist erlaubt.
2. Zehn Jahre Eine Wiedergabe auf Bildträgern ist nicht gestattet.
3. Sechs Jahre Eine Wiedergabe auf Bildträgern ist erlaubt.
4. Sechs Jahre Keine Wiedergabe auf Bildträgern möglich.

Lösung

Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsformen
a) Zehn Jahre Eine Wiedergabe auf Bildträgern ist erlaubt.
b) Zehn Jahre Es reicht keine Wiedergabe auf Bildträgern.
c) Zehn Jahre Es reicht keine Wiedergabe auf Bildträgern.
d) Sechs Jahre Eine Wiedergabe auf Bildträgern ist erlaubt.




letzte Änderung Günther Wittwer am 20.03.2024

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