Das Kassenbuch: Anforderungen und Tipps

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Unternehmen, die der Bilanzpflicht unterliegen müssen ein Kassenbuch führen. Es zählt im Jahresabschluss zum Umlaufvermögen. Generell sind Unternehmen, die ins Handelsregister eingetragen sind, auch verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Umkehrschluss - kein Handelsregistereintrag, keine Kassenbuchpflicht - gilt jedoch nicht, warnt die IHK Münschen in einem Merkblatt zum Kassenbuch. "Jeder gewerbliche Unternehmer, dessen Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert", müsse auch ein Kassenbuch führen, warnt die Industrie- und Handelskammer. 

Anhaltspunkte für einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb seien unter anderem

• ein hoher Umsatz
• eine hohe Mitarbeiterzahl
• ein umfangreiches Warenangebot
• vielfältige Geschäftskontakte

Einen Ausweg aus der Pflicht hat das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) eröffnet: Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatz und nicht mehr als 50.000 Euro Jahresüberschuss erzielen, können sich von der Buchführungs-, Bilanzierungs- und Inventurpflicht nach Handelsrecht befreien lassen. Dies gelte auch für Existenzgründer, wenn sie am Ende des ersten Geschäftsjahrs innerhalb der Grenzen für Umsatz und Gewinn liegen.

Natürlich können Unternehmen auch freiwillig ein Kassenbuch führen. Der Steuerberater Fritz Scheck in Garmisch-Partenkirchen rät dies auf seiner Internetseite Unternehmen, die überwiegend mit Bargeld oder mit hohen Barsummen zu tun haben. Das könne gegenüber dem Finanzamt als Beleg über Einnahmen und Ausgaben besser geeignet sein als eine Belegsammlung.

Kleingewerbetreibende und Freiberufler rechnen ihre Umsätze nach der Gewinn- und Verlustrechnung ab und müssen kein Kassenbuch führen.

Achtung! Freiberufler, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, müssen wiederum ein Kassenbuch führen.

Was gehört ins Kassenbuch?

Im Kassenbuch erfasst ein Unternehmen alle Bargeldgeschäfte. Jede Ausgabe und Einnahme wird erfasst. Hebt ein Mitarbeiter bei der Bank des Unternehmens Geld ab, um die Kasse zu füllen, gehört auch das ins Kassenbuch. Natürlich müssen auch Privatentnahmen aufgeführt werden. Restaurants und Gaststätten müssen geschlossene Gesellschaften wie Familien- oder Betriebsfeiern getrennt aufzeichnen.

Achtung! Auch Schecks gelten als Barzahlungsmittel, warnt die Steuerberatungskanzlei Holler & Holler im nordrheinwestfälischen Velbert auf einem Merkblatt, das sie auf ihrer Internetseite anbietet.

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Anforderungen an das Kassenbuch

Zunächst einmal muss dem Kassenbuch eine reale Kasse mit Bargeld zugrundeliegen. Dabei kann es sich um eine Geldkassette, eine Kassse oder einen Tresor handeln. Das Kassenbuch muss jeden Geschäftsvorfall mit Bargeld erfassen. 

Folgende Angaben muss das Kassenbuch zu jedem Vorgang enthalten:

• Einnahme oder Ausgabe
• Datum und fortlaufende Nummer (Belegnummer)
• Buchungstext zur erklärenden Bezeichnung
• Betrag und Währung in €
  
• Angewandter Steuersatz
  
• Umsatzsteuer- beziehungsweise Vorsteuerbetrag
• Kassenbestand
• Aktueller Sollkassenbestand

Der Sollkassenbestand (Kassenbuch) muss mit dem Ist-Bestand (tatsächliche Zählung des Bargeldes) übereinstimmen. 

§ 145, Abs. 1 Abgabenordnung (AO) bestimmt: "Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen."

Allerdings akzeptiere die Rechtsprechnung, wenn die Kasseneinnahmen täglich nur in einer Summe in das Kassenbuch eingetragen werden, "vorausgesetzt das Zustandekommen dieser Summe wird durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen", schreibt Steuerberater Fritz Scheck auf seiner Webseite. Das empfiehlt sich für Unternehmen, die es mit vielen kleinen Bargeschäften zu tun haben. Bäckereien oder Kioske beispielsweise. 

Auszug aus einem manuellen Kassenbuch

Im manuellen Kassenbuch muss täglich aufgezeichnet werden:

• Betriebseinnahmen 
• Betriebsausgaben 
• Privatentnahmen 
• Privateinlagen
   
  

Die Tageseinnahmen berechnen sich wie folgt:

Kassenzählprotokoll 

Mindestens einmal jährlich, überwiegend am Bilanzstichtag, z.B. 31.12. muss eine Niederschrift über das Ergebnis einer Kassenprüfung bzw. Kassenabstimmung erstellt werden. Im Kassenprotokoll sind alle gezählten Geldsorten einzeln aufzuführen.

Das Kassenzählprotokoll ist mit dem Datum vom Kassenprüfer und vom Kassierer zu unterschreiben.

Kassenzählprotokoll 4.1.2016

4.1.2016

Das Kassenbuch bildet zusammen mit den Kassenbelegen die Grundlage für die Kassenbuchführung sowie einer anstehenden Kassenprüfung. Der festgestellte Kassenbestand ist der Bargeldbestand der Kasse. Dazu können auch Wertmarken, z.B. gekaufte Briefmarken zählen. 

Kassendifferenz 

Nach der letzten Eintragung der Kassenbelege sollte eine Abstimmung zwischen dem Sollkassenbestand und Ist-Kassenbestand vorgenommen werden. Es zeigt sich eine Kassendifferenz, wenn ein Unterschiedsbetrag zwischen dem Ist-Bestand an Zahlungsmitteln in einer Kasse und dem Soll-Bestand nach dem geführten Kassenbuch zu diesem Zeitpunkt vorliegt. Bei Differenzen ist immer der tatsächliche Kassenbestand (Ist-Bestand) maßgeblich. Die Kasse muss stimmen. Die Differenzen sind kurzfristig aufzuklären.

Kassenrevision

In der Praxis kann in unregelmäßigen Abständen und nicht erwartet eine vorgenommen Prüfung der Kassenbestände sowie der einzelnen Kassenvorgänge nach den vorgelegten Kassenbelege angeordnet werden. Es dient nur der Gewissheit, dass eine ordnungsgemäße Kasse vom Kassierer erfolgt. Die Kassenrevision wird mit einem Kassenprotokoll beendet. Das Kassenprotokoll wird vom Kassenrevisor und Kassierer unterzeichnet.

Benutzt das Unternehmen eine elektronische Registrierkasse, muss es die Tagesendsummenbons aufbewahren. Das Portal Buchhalter-Berlin.de listet folgende Angaben auf, die der Tagesendsummenbon enthalten muss:

• Den Namen des Unternehmens
• Die Uhrzeit des Abrufes
• Das Tagesdatum
• Die Tagessumme
• Die Kundenkennzahl
• Eine Auflistung der Stornierungen und Retouren
• Die Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte)
• Fortlaufende Nummer des Z-Zählers

Achtung! Registrierkassen können technisch manipuliert werden. Unternehmen sollten also Bedienungsanleitungen, Handbücher und Wartungsprotokolle für die Registrierkasse ebenfalls aufbewahren.

Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

Die IHK München fasst in ihrem Merkblatt die Anforderungen an ein ordentlich geführtes Kassenbuch in zehn Punkten zusammen: 

1. Keine Buchung ohne Beleg.
2. Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann.
3. Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
4. Der Kassenbestand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht leerer als leer sein!).
5. Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit). 
6. Auch Privateinlagen und -entnahmen sind täglich aufzuzeichnen.
7. Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse).
8. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. An schließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung.
9. Keine willkürliche Tagesfolge (bspw. 16. Mai ⇒ 9. Mai ⇒ 17. Mai ...). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden.
10. Keine Leerzeilen lassen, also fortlaufend untereinander schreiben

Alternativen zum Kassenbuch

Alternativ zum fortlaufend geführten Kassenbuch können Unternehmen ihre Geschäftskasse auch in einem Kassenbericht oder auf einem Kassenblatt dokumentieren.

• Kassenbericht: Zu jedem einzelnen Beleg werden die Daten auf einem Formblatt notiert und abgeheftet.
• Kassenblatt: Alle Einnahmen und Ausgaben in Form von Bargeld werden für den Zeitraum eines Monats aufgezeichnet.

Achtung! Alle drei Alternativen, das Kassenbuch, der Kassenbericht und das Kassenblatt müssen dieselben oben genannten Anforderungen erfüllen. 

Aufbewahrung

Die Form des Kassenbuchs

Es gibt vier Möglichkeiten, ein Kassenbuch zu führen:

1. Papier: Der Fachhandel bietet vorgefertigte Kassenbücher an. Außerdem stellen Internetangebote und Steuerberater ihren Nutzern oder Kunden vorgefertigte Excel-Dokumente zur Verfügung. Ausdrucken, ausfüllen, abheften.
2. PC: Warum nicht gleich die Excel-Tabelle am PC ausfüllen? Nutzer müssten nachträgliche Korrekturen am Kassenbuch ausschließen können. Das ist kaum möglich. Deshalb kann das Finanzamt solche Dokumente ablehnen. 
3. Software: Große Softwarehersteller bieten fertige Kassenbuch-Programme an. Diese erkennen oft wiederkehrende Buchungen und übernehmen die Auswertung für die Vorsteuer. Allerdings sollten Käufer auch hier darauf achten, dass die Software den kritischen Nachfragen eines Steuerprüfers standhält. Käufer sollten stets auf aktuelle Programmversionen achten, damit alle gesetzlichen Vorgaben umgesetzt sind. 
4. Online: Auch die Führung des Kassenbuches können Unternehmen mittlerweile ins Internet auslagern, in die sogenannte "Cloud". Das bietet ähnliche Vorteile wie die Kassenbuchprogramme auf dem PC, hat aber auch einen zusätzlichen Nachteil: den Datenschutz. Interessenten sollten vorher prüfen, wie der Dienstleister Daten verarbeitet und wo er sie speichert. Die Führung des Kassenbuchs sollte auch dann immer über eine verschlüsselte Verbindung geschehen. Außerdem sollte der Anbieter sein Portal stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen anpassen.

Fazit: Es gibt komfortablere Möglichkeiten, ein Kassenbuch zu führen, als das Papier. In kleinen Unternehmen bleibt das handschriftliche Kassenbuch eine zuverlässige, rechtssichere Variante - auch für den Steuerprüfer. 

Fallen im Kassenbuch

Aus dem Kassenbuch lässt sich schnell und aktuell die Tätigkeit eines Unternehmens ablesen. Deshalb schauen Steuerprüfer gern hinein. Und sie schauen besonders gründlich hinein, denn Unternehmen könnten das Kassenbuch verhältnismäßig leicht manipulieren. Finden sich Unregelmäßigkeiten, kann das Finanzamt die "Besteuerungsgrundlage Kassenbuch" schätzen. Die Folge sind hohe Steuernachforderungen, die sogar die Existenz des Unternehmens gefährden können. Erkennt das Finanzamt eine Absicht, kann ein Steuerstrafverfahren folgen.

Unternehmen sollten also alle Anforderungen an das Kassenbuch penibel befolgen. Die Steuerberaterkanzlei Holler & Holler zählt zudem Faktoren auf, die Steuerprüfer misstrauisch machen:

• Belege die in der Kasse doppelt enthalten sind, aber im Saldo nur einmal auftauchen.
• Ein Beleg, der doppelt im Saldo auftaucht, aber nur einmal in der Kasse enthalten ist.
• Sehr hohe Kassenbestände über einen längeren Zeitraum sind ungewöhnlich
  
• Immer runde Kassenbestände.
• Länger keine Kassenfehlbeträge aufgeführt.
• Über längere Zeit (1 Monat) keine sichtbaren Stornierungen im Kassenbuch.

Aufgaben

1. Auf welcher Seite in der Bilanz wird das Bestandskonto Kasse aufgeführt?
   
   
2. Bei der Kassenprüfung wird ein Sollkassenbestand von 120 € ausgewiesen.
   Beim Zählen des Bargeldbestandes nach einer erneuten Prüfung nur ein Bestand von 110 €.
   Auf welche Ursache kann diese Kassendifferenz zurückzuführen sein?
   
   
3. An welchem Tag kann ein Kassenausgabebeleg vom 15.1.2016 vernichtet werden?
   
   
4. Nennen Sie zwei wesentliche Punkte, die an einer nicht täglichen Kassenaufzeichnung erkennbar sind?
   
   
5. In welche Stufe der liquiden Mittel gehört der Bargeldbestand nach der Kassenprüfung in einer Kasse?
   
   
6. Seit vielen Jahren wird in der Brentano GmbH, Herstellung von Kunststoffartikel ein handschriftliches Kassenbuch vom verantwortlichen Buchhalter erstellt.
   Am 22.1.2016 ergab sich ein Kassenendbestand von 2.500 €, am Vortag von 1.600 €. Die Kassenausgaben am 22.1.2016 betragen 250,16 €.
   Ermitteln Sie die Tageseinnahmen

Lösungen

1. Auf der Aktiva.
   
   
2. Ein Kassenausgabebeleg in einer Höhe von 10 € wurde im Kassenbuch nicht eingetragen. Falls der Beleg nicht mehr auffindbar ist und die feste Überzeugung vorliegt, dass diese Feststellung zugleich die Fehlerursache ist, dann kann ein Notbeleg erstellt werden. Für eine ordnungsgemäße Kassenabwicklung den Notbeleg vom Vorgesetzten oder Kassenprüfer unterzeichnen lassen, auch wenn es nur 10 € ist sind.
   
   
3. Am 1.1.2027 ist die zehnjährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen. Am 1.1.2017 um 0.00 Uhr kann mit der Vernichtung der Kassenbelege aus dem Jahr 2006 und Vorjahreszeiträume, z.B. 2005, 2004 begonnen werden.
   
   
4. Keine Erfassung der Einzelbelege in der richtigen zeitlichen Reihenfolge.
   Der Kassenbestand ist zeitweise negativ.
   
   
5. Der Kassenbestand gehört zu den liquiden Mittel des 1. Grades. Die Summe ist unverzichtbar für die Ergebnismitteilung der liquiden Mittel des 1. Grades bei Anwendung der folgenden Kennzahl:
   
   
   
   
6.