Datensilos verhindern: Die Datenintegration im mittelständischen Rechnungswesen

Digitale Prozesse ermöglichen es Firmen, Zeit und Geld zu sparen sowie den Aufwand für die Archivierung zu verringern. Dies stellt einen offensichtlichen Nutzen für das Rechnungswesen von KMUs dar. Jedoch führt der verstärkte Einsatz digitaler Mittel auch zu einer erheblichen Zunahme der Datenmenge aus vielen verschiedenen Quellen, was eine zusätzliche Herausforderung für das Rechnungswesen kleiner und mittlerer Unternehmen darstellt, insbesondere wenn es an Zeit und Personal mangelt, um diese Daten effektiv zu verarbeiten und zu integrieren. 
 
In dieser Situation ist die Zusammenführung von Daten vorteilhaft und profitabel. Eine effektive Datenintegration steigert die Leistungsfähigkeit der Buchhaltung, minimiert Fehler und stellt aktuellen Finanzinformationen bereit. Dadurch erhalten Unternehmen eine solide Datenbasis für ihre Entscheidungen.
 

Datenintegration verhindert Silos und Redundanzen im Datenbestand

Inzwischen hat sich in den meisten Unternehmen ein digitales Rechnungswesen durchgesetzt. Fortschrittliche Programme unterstützen bei der Fakturierung und dem Finanzmanagement. Die Nutzung elektronischer Buchführungssysteme erlaubt es den, effizienter zu arbeiten, indem sie Zeit und Mittel einsparen, Fehlerquellen minimieren und für mehr Transparenz in der Buchhaltung. Obwohl die elektronische Buchführung viele Vorzüge bietet, birgt sie auch das Risiko von Datensilos und Datenredundanzen. 
  
Wenn verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens ihre Daten an eigenen Stellen speichern, entstehen sogenannte Datensilos. Diese separaten Datenspeicher sind oft nicht für die anderen Abteilungen zugänglich. Für die Buchhaltung und das Rechnungswesen ergibt sich das Problem einer unvollständigen Datengrundlage, mit der sich nicht die gesamte finanzielle Situation des Unternehmens abbilden lässt. Daten, zu langen an in isolierten Datenquellen gespeichert sind, neigen dazu, aufgrund des fehlenden Austauschs an Qualität zu verlieren und inkonsistente Informationen zu liefern. Außerdem wird der Unternehmensleitung eine umfassende Sicht auf alle Unternehmensdaten verwehrt. Dies erschwert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und wichtige Finanzdatenquellen bleiben vor Finanzverwaltung verborgen. 
 
Redundante Daten stellen das genaue Gegenteil von Datensilos dar und sind ebenso problembehaftet. Hierbei handelt es sich um mehrfache Kopien derselben Daten, die an unterschiedlichen Stellen gespeichert sind. Dies kann zu einer Reihe von Problemen führen, wie erhöhten Speicherkosten, Herausforderungen bei der Datenaktualisierung und einer inkonsistenten Datenbasis.  
 
Die genannten Situationen – Datensilos und redundante Daten – verdeutlichen die Schwierigkeiten, die sich für die Buchhaltung und das Rechnungswesen ergeben, wenn es im Unternehmen keine Möglichkeit gibt, alle für die Finanzverwaltung erforderlichen Daten sinnvoll zu integrieren und zusammenzuführen.  
 
Die Vorteile der Datenintegration zur Vermeidung von Datensilos und redundanter Daten liegen in der Befähigung des Rechnungswesens, Daten aus verschiedenen Quellen effizienter zusammenzuführen. Mit einer Datenintegration erhält das Rechnungswesen ein konsistentes Bild der Datenlage und zeitgleich eine bessere Datenbasis für die Analyse und Entscheidungsfindung.
 

Durchführung der Datenintegration

Da die Datenintegration ein kontinuierlicher und nicht ein einmaliger Prozess ist, sollten Buchhaltung und Rechnungswesen einen spezifischen Prozessablauf festlegen. Im Allgemeinen folgen die meisten Datenintegrationsprozesse einem bestimmten Grundmuster.

Aufnahmen des aktuellen Zustands: Zuerst eine sollte eine Inventur ermitteln, woher die Daten kommen. Diese Vorbereitung erleichtert die anschließende Integration der Daten. Im Bereich der Buchhaltung und des Rechnungswesens sind typische Datenquellen Konten, die Informationen über Vermögenswerte, Verbindlichkeiten sowie Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens liefern. Darüber hinaus dienen Buchungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen, Gehaltsabrechnungen und Steuerbuchungen als Datenquellen. Verschiedene Finanzberichte, wie Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, stellen ebenfalls wichtige Datenquellen dar. Mit diesen Daten können die Buchhaltung und das Rechnungswesen ihre grundlegenden Aufgaben erfüllen und daraus Schlussfolgerungen für die zukünftige Finanzplanung des Unternehmens ziehen. 
 
Definition der Ziele und Auswahl der Verfahren: In diesem Prozessabschnitt geht es darum, die Ziele und die zu verwendenden Methoden festzulegen. Bei der Festlegung der Ziele sollten die beteiligten Datenquellen und die verfügbaren Ressourcen berücksichtigt werden. Die Wahl der Methoden, wie ETL (Extrahieren, Transformieren, Laden) oder ELT (Extrahieren, Laden, Transformieren), sollte in Übereinstimmung mit den zuvor bestimmten Zielen getroffen werden. Die Auswahl geeigneter Tools und Anwendungen (u.a. die Software zur Durchführung der Datenintegration) sollte bereits früh in der Planungsphase stattfinden. 
 
Bereinigung und Standardisierung: Bevor die Datenintegration beginnt, sollten alle Daten auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Duplikate überprüft werden. Anschließend ist es ratsam, die vorhandenen Daten in einem standardisierten Format zu vereinheitlichen. Für die Datenintegration ist es entscheidend, dass die Daten an einem zentralen Ort gespeichert sind. Daher sollte neben der Datenintegration selbst auch ein zentrales Datenmanagement vorhanden sein. Ein solches Datenmanagement erleichtert den Zugriff auf sämtliche Daten des gesamten Unternehmens. 
  
Überwachung und Sicherheit: Die Mitarbeiter, die für die Durchführung verantwortlich sind, sollten den gesamten Prozess überwachen, um sicherzustellen, dass sie alle Daten korrekt gemäß den Zielvorgaben zusammenführen und dabei die IT-Sicherheitsstandards des Unternehmens einhalten.  
 
Weiterbildung: Zusätzlich zu den technischen Aspekten der Dateninfrastruktur sollten Unternehmen auch Schulungen für ihre Mitarbeiter in Betracht ziehen. Diese können dazu beitragen, die (technische) Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern und zu erläutern, warum es notwendig ist, in der täglichen Arbeit auf die Vermeidung von Datensilos und Datenredundanzen zu achten. Mittels geeigneter Software oder Cloud-Systeme können Unternehmen dies umsetzen.  
 
Ähnliche Maßnahmen können dazu beitragen, Datenredundanzen in der Buchhaltung und im Rechnungswesen zu minimieren. Das Rechnungswesen kann die durch Datenintegration konsolidierten Daten nun in einem zentralen System speichern. Dies gestattet eine ständige Kontrolle, ob alle Daten korrekt und vollständig sind, um die Speicherung veralteter und überflüssiger Informationen zu verhindern. Allerdings sollten Buchhaltung und Rechnungswesen eine Ausnahme berücksichtigen. Obwohl es zweckmäßig und kostensparend ist, Datenredundanzen zu vermeiden, sollte immer die Möglichkeit bestehen, wichtige Daten und Informationen in Backup-Speichern zu sichern. Dies gilt insbesondere für Daten, die für Wiederherstellungszwecke erforderlich sind. 

letzte Änderung S.L. am 27.05.2024 Autor(en):  Stefan Lais, Diplom-Wirtschaftsingenieur & Produktberater CSS AG Bild:  Bildagentur PantherMedia / violetkaipa

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	Herr Stefan Lais Diplom-Wirtschaftsingenieur Stefan Lais ist bei der CSS AG ­Experte und Produktberater für eGECKO Rechnungswesen.
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