Kassenbuch führen für GmbH - Getränke für Mitarbeiter

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Kassenbuch führen für GmbH - Getränke für Mitarbeiter
Einen guten und sonnigen Morgen,

ich arbeite für eine GmbH und übernehme das Führen des neu eingerichteten Kassenbuchs.
Da ich kein Buchhaltungsexperte bin, hoffe auf Eure Hilfe bei vermutlich recht einfachen Fragen.

Zur Eröffnung der Kasse muss ja logischerweise das Geld eingelegt werden. Der GF hat dies zunächst verauslagt. Wie muss dies dann korrekt im Kassenbuch bezeichnet werden? Ich hatte zunächst an Privateinlage gedacht; jedoch ist das bei einer GmbH ja nicht korrekt. Ist darüberhinaus der Nachweis über die „Einzahlung“ mittels Eigenbeleg richtig?

Stein des Anstoßes eine Kasse einzurichten war auch, dass bei uns Kaffee, Tee und Wasser von der GmbH gestellt werden, aber Getränke wie Limonade, Säfte oder Bier zwar vorhanden sind, aber für jeden einen Euro kosten.
Das kleine und große Geld (Scheine) wurde gesammelt, jedoch nicht in einer ordentlichen Kasse aufbewahrt. Rein rechtlich muss dies aber eigentlich in einer Kasse bzw. "der Kasse" registriert werden, richtig? Wie müsste ich dann die „Einnahmen“ pro kostenpflichtigem Getränk deklarieren, damit es nachvollziehbar und korrekt wird? Oder gibt es gar eine andere Vorgehensweise, wie man dies handhaben muss?

Ich danke Euch für jeden Hinweis!

Viele Grüße  :)
Hallo mwtri,

eigentlich wollte ich mich zu diesem Thema nicht äußern. In Ihrem Fall ist schon so einiges schief gelaufen. Aber ich will versuchen etwas Ordnung hinein zu bekommen.

Erst einmal hätte schon seit Gründung der GmbH eine Kasse existieren "müssen", irgendwas wird doch immer bar bezahlt. Aber gut, sagen wir, es wurde bisher immer alles von der Bank bezahlt.

Das mit den Getränkekassen ist auch schon immer ein heikles Thema. Bei den meisten Unternehmen läuft das am Unternehmen vorbei. Die Mitarbeiten führen zusammen diese "Kasse" und wenn Überschuss entsteht wird dieser bei der nächsten Betriebsfeier mit verbraten. Oder so ähnlich.

Soll die "Getränkekasse" mit über die normale Kasse laufen, sind entsprechende Aufzeichnungspflichten zu beachten. Dabei kommt es darauf an, in welchem Umfang das alles ist.
Eigentlich ist jede einzelne Geldbewegung aufzuzeichnen. Dass heißt, nimmt sich Kollege A am 04.03. eine Flasche Wasser aus dem Kasten und zahlt einen Euro, so ist dieser Euro am 04.03. in die Kasse als Einnahme einzutragen. Es gibt zwar auch Vereinfachungsregeln für den Einzelhandel, inwieweit das hier greift, vermag ich nicht zu sagen.

Die "Getränkekasse" kann natürlich auch als Nebenkasse geführt werden, hier gelten aber die gleichen Aufzeichnungspflichten.

Die "ordentliche" Kasse muss jetzt aber keine Blechschachtel sein. Hier geht aus meiner Sicht auch jeder andere Behälter. Mit "Kasse" ist nur das buchmäßige erfassen der Geldbewegungen gemeint.

Auch zu beachten ist, dass der Verkauf  von Getränken auch der Umsatzsteuer unterliegt.

Der GF kann natürlich keine Privateinlage in die Kasse tätigen, dass war schon richtig erkannt. Erfasst muss es aber trotzdem werden.

Normalerweise kommt das Bargeld von der Geschäftsbank, wird dort bar abgehoben und in die Kasse eingelegt.
1. Buchungssatz      Geldtransit        an     Bank
2.Buchungssatz         Kasse              an     Geldtransit

Wenn der GF das Geld aus seiner Hosentasche nimmt und in die Kasse einlegt, dann entsteht eine Forderung des GF an die GmbH.
Buchungssatz         Kasse                 an      Forderungen gegenüber Gesellschafter

Ich hoffe, ich konnte etwas helfen.

MfG

PS: Da es auch Bier zu kaufen gibt, scheint es sich ja um ein recht lustiges Unternehmen zu handeln. Sucht Ihr noch Leute?  :green:
Hallo ArnoGe,

erst einmal vielen Dank für umfangreiche Antwort!  :D
Das scheint ja wirklich ein heikles Thema zu sein wie ich merke, weil viele es gelesen, aber nicht geantwortet haben. Umso mehr danke für die Tipps!

Bisher wurden alle Besorgungen, die man normalerweise mit barem aus der Kasse begleicht online und per Abbuchung vom Konto oder der Kreditkarte getätigt.
Die "Getränkeschulden" wurden in der Tat einfach so gesammelt und "verbraten". Nun komm ich als Neuling und rühre wohl alles auf.  :oops:

Und weil ich anregte, dass es doch viel praktischer sei, mal eben schnell im Drogeriemarkt den Tee oder die Seife zu besorgen und es mitunter auch günstiger ist, als es bei online mit zu bestellen, wurde eine stinknormale abschließbare Kasse geordert und installiert. Ich mache auch "nur" die vorbereitende Buchhaltung. Und nun also auch das Führen eines guten "alten" handschriftlichen Kassenbuchs. Und genau da kenn' ich mich halt mit den Bezeichnungen, mit denen man die Eintragungen deklariert, also bei Briefmarken >Postwertzeichen< oder bei Papier >Bürobedarf< o.ä.  nicht gut aus. Die Buchungssätze (trotzdem danke  :) ) hätte ich auch so gebucht.

Ich hab aber die externe Buchhaltung zum Thema befragt und hoffe, das in der nächsten Woche zu klären.

Viele Grüße!

PS: Das Bier wird manchmal freitags zum Feierabend geöffnet!  :green:
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