Hallo

Das fällt dann unter das Thema Reisekosten.
Vielleicht so etwas wird eine Reisekostenabrechnung machem.
Einen Abrechnungsbeleg wo alles draufsteht und zusammenaddiert wird. Dann die Rechnungen vom AN hinten dran die dieser verauslagt hat.
z.B.:
1. Am besten ist das Hotel auf die Rechnung des Arbeitgebers läuft zwecks der Vorsteuer.
Sonst kann er diese nicht geltend machen. (Der AN kann es ja trotzdem vorab auslegen)
2. Fahrtkosten 0,30 € pro Kilometer.
3. Tagespauschale (Achtung wird etwas kompliziert zwecks Mahlzeiten etc.)
4. z.B. noch Parkgebühren
Bei der Tagespauschale und Hotel (mit Frühstück) kann es zu Lohnsteuerpflichtigen Anteilen kommen, wenn "zuviel" oder mehr gezahlt wird als vom Gesetzgeber vorgesehen. Es kann aber auch weniger bezahlt werden. Dann kann der AN dies als Werbungskosten geltend machen.
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Wenn das öfter vorkommt, dann würd ich mir extra Konten anlegen:
z.B.: Übernachtung, Weiterbildung etc sofern diese noch nicht vorhanden sind.
So kann man auch besser Auswertungen machen was letztes Jahr für Weiterbildung ausgegeben wurde etc.
Lg
Maik